Gegevens

Geschreven door Richard Bordes

Gepubliceerd: 22 april 2020

Hits: 77

Wat is de impact van de COVID-19 crisis op onze manier van werken zal zijn is onvoorspelbaar. Zeker op de lange termijn is de invloed op waar en hoe we werken onduidelijk.  Ook zal nog moeten blijken of de in deze snelkookpan geïntroduceerde werkplekconcepten stand zullen houden in ‘het nieuwe normaal’ . Gaan we na het ontmantelen van de 1,5-meter economie weer gillend naar kantoor met een thuiswerktrauma of laten we ons deze andere manier van werken niet meer afnemen? Tijd voor wat verschillende perspectieven.  

• Is het nieuwe normaal in werken ook voor altijd normaal?
• Hoe houden we de goede dingen vast en wat willen we terug?
• Welke redenen zijn er om weer naar kantoor te komen?
• Wat worden de strategieën en protocollen van ‘t 1,5 meter werken?

Anderhalvemeter … normaal

Eerst zullen we met zijn allen een periode ondergaan waarin we anderhalve meter afstand van elkaar gaan houden op kantoor. Consultancybureau Collier International schat dat er ongeveer 2 miljoen werkplekken in Nederland zijn. Daarvan vervalt de helft vanwege de maatregel om anderhalve meter afstand te houden. En omdat twee collega’s vanwege hygiëne niet meer op dezelfde dag één bureau mogen delen, wordt dat percentage nog hoger. Dit zal voor iedere organisatie een enorme uitdaging worden. Zelfs als men uitgaat van die 50% bezettingsgraad van wat normaal was voor COVID-19, zal dit nog betekenen dat er geen gebruik gemaakt kan worden van veel vierkante meters kantoor.  Er moeten looproutes moeten worden ingevoerd en werkafspraken gemaakt omtrent wie wanneer zich hoe verplaatst naar welk deel van het kantoor. Toch ontkom je er als organisatie niet aan om na te denken over wat de uiteindelijke impact zal zijn van de 1,5 meter-afstand-economie op de manier van werken. Alles wordt – in ieder geval in deze periode- anders! 

Social distancing strategie

Om je als organisatie voor te bereiden op de norm van 1,5 meter afstand houden zijn er twee aspecten van belang:

1. Wat wordt onze social distance strategie?
2. Welke protocollen hanteren we bij deze gekozen strategie?

1. Wat wordt onze social distance strategie?

Voor het houden van 1,5 meter afstand zijn er verschillende strategieën mogelijk. Om de juiste strategie te kunnen kiezen is misschien wel de belangrijkste vraag om te stellen: ‘Wat is het belangrijkste doel om weer naar kantoor komen? Wat missen de mensen het meest? Is dit het ontmoeten, overleg en/of communiceren? Of juist iets heel anders? Het uitvoeren van een social distance activiteitenanalyse kan hierbij helpen. Hierbij inventariseer je welke activiteiten medewerkers het meest uitvoeren (denk aan vergaderen, netwerken, informeel overleg, e-mail, bellen, documenten maken, etc) en bij welke daarvan fysieke aanwezigheid het meest als gemis wordt ervaren? Kies vervolgens de juiste strategie bij, faciliteer dit en laat de rest van de taken thuis uitvoeren. Hieronder beschrijven we er een paar:

1. De flexibele werktijden strategie

Een flexibele werktijden strategie gaat uit van een opdeling van de dag naar tijdseenheden waarin van te voren bepaalde groepen naar kantoor komen. Zo kan men bijvoorbeeld uitgaan van 8:00 tot 12:00 en van 13:00 tot 17:00, met daar tussen een uur voor een grondige schoonmaak. Ook het wisselen van dagen behoort tot deze optie, waardoor bijvoorbeeld de ene afdeling op maandag en woensdag komt en de andere op dinsdag en donderdag of zelfs in het weekend. De overige dagen werkt men dan vanuit huis.

2. De opdelingstrategie

Dit betreft een strategie die o.a. enkele financiële instellingen de afgelopen periode hebben toegepast. Alle teams werden opgedeeld in een team A en een team B, waarbij de ene week team A thuiswerkt, de week daarna team B. Ook werden sommige kantoren opgesplitst in twee delen, waarbij werknemers uit het ene deel mogen niet in het andere deel komen.

3. De selectieve strategie

De selectieve strategie gaat uit van een selectie die er gemaakt wordt binnen de organisatie van wie wel en wie niet naar kantoor mag komen. Hierbij ontvangen specifieke groepen of personen de toegang tot het kantoor en blijft het overige deel vanuit huis werken. Deze keuze kan op basis van rol, mate van bedrijf kritische functie, benodigde middelen of verantwoordelijkheid gemaakt worden. Maar ook op basis van sociale redenen.

4. De ‘we doen niks’ strategie 

Een andere strategie is om helemaal niks te doen en alles zo te laten zoals dit nu tijdens de sluiting van de kantoren reeds het geval is. Waarbij het grootste deel van de medewerkers vanuit huis blijft werken en het kantoor gesloten blijft tot de 1,5 meter maatregelen worden opgeheven. Onderzoek van de Rabobank geeft aan dat bijna negentig procent van de economische activiteit in Nederland met ten minste anderhalve meter afstand tot anderen kan plaatsvinden, waarvan 43 procentpunt geheel thuis. Vooral in de ICT, specialistische zakelijke dienstverlening en bij financiële instellingen kunnen werkenden grotendeels vanuit huis blijven werken. Daarmee staat deze strategie niet eens zo heel ver van de werkelijkheid af.

5. De flexplek strategie

De flexplek strategie gaat uit van een toevoeging van extra flexplekken in de algemene ruimte (dus op locaties naast je eigen locatie(s) aan je bestaande werkplekken. Medewerkers krijgen hierdoor toegang tot een externe co-working locatie in de buurt, waar zij voor een bedrag van zeg 15,- per dagdeel gebruik kunnen maken van een werk- en vergaderplek. Dit alles onder dezelfde strikte voorwaarden van de 1,5 meter afstand. Deze strategie kan wel eens push krijgen vanuit de overheid als die interregionaal forensisch verkeer wil ontmoedigen of misschien zelfs verbieden.  

6. Blended strategie

En dan zijn er ook nog de 'blended' strategie wat een mix van één of meer van de bovenstaande strategieën betreft of de 'geregiseerde olievlek' strategie, waar je eerst begint met een kleine groep medewerkers toe te laten en deze naarmate de tijd en ervaring vordert langzaam opschaalt naar een grotere groep. 

Het kiezen van de juiste werkplek-strategie en het opstellen van de passende protocollen zijn stappen die elke organisatie zal moeten nemen. Neem mensen mee in deze beslissingen en wees vooral in alles duidelijk! 

1. Welke protocollen hanteren we bij deze gekozen strategie?

Door nu al protocollen te maken, kunnen bedrijven en instellingen zich voorbereiden op heropening. Hierbij onderscheiden we een drietal protocollen:

1. Werkplek gerelateerde protocollen

Gezien de uiteenlopende diversiteit aan kantoren, design en werkplekconcepten die we in Nederland hebben zal dit per organisatie sterk gaan verschillen. Daarbij zullen organisaties die ooit een vorm van open kantoortuinen of activiteit gebaseerd werken hebben omarmd het iets gemakkelijker krijgen dan traditionele kantoren met eigen kamers en gangen. Kantoortuinen kunnen in veel gevallen gemakkelijker op basis van social distancing worden ingedeeld dan ‘losse kamers’ of ‘cellen’. Maar ook de facilitaire diensten zullen zich aan moeten passen. Niet alleen op het gebied van schoonmaak, maar ook qua catering, receptie, parkeren en beveiliging. Ook zal moeten worden nagedacht hoe om te gaan met externe bezoekers.

2. Gedrags- of mens gerelateerde protocollen

Misschien nog wel belangrijker zijn de mentale of mens protocollen. Hierbij gaat het vooral om het sturen van het juiste gedrag en de werkafspraken/rituelen die hierbij met zijn allen worden gemaakt. Betrek medewerkers in een vroeg stadium bij de ontwikkeling van zowel nieuw gedrag als het ontwerp van het nieuw in te richten social distancing. Voer voldoende dialoog en gebruik interactieve middelen als virtuele meetings voor bottom-up input. Om de rituelen in de organisatie te laten landen zijn communicatie, content, voorbeeldgedrag, interventies & elkaar coachen belangrijke aspecten van de aanpak.

3. IT gerelateerde protocollen

En ook op het gebied van IT dienen er nieuwe protocollen te worden gemaakt. Nu door COVID-19 het gebruik van video- en webconferentie tools is geëxplodeerd, is het tijd om hoor hier een volgende stap in de ontwikkeling te maken. Door de snelle introductie hebben niet alle medewerkers de juiste ondersteuning in het gebruik van technologie gehad. Medewerkers weten de meest basale functies te bedienen, maar kunnen nog niet de vertaalslag van vele andere mogelijkheden naar hun dagelijkse werk maken. Hier helpt een adoptie- en change management app om ze die vertaalslag te laten maken. IT en vooral ook trainers kunnen ondersteunen bij de het versterken van de samenwerking en het onderhouden van de menselijke relaties. 

Het oplossen van het 1,5 meter vraagstuk kan alleen slagen als men alle fysieke-, facilitaire-, digitale-, procedurele- als mensaspecten bij elkaar weet te brengen.

Plan nu een virtuele sessie

De eerste stap is het bepalen wat de impact van de 1,5 meter afstand economie op de manier van werken in de organisatie zal gaan zijn. Hiervoor geeft Ditox een virtuele sessie ontwikkeld, die daarbij kan helpen. In circa 1 uur verzorgen wij een privé meeting via Microsoft Teams. Hiermee wordt geïnventariseerd waar de organisatie staat, om vervolgens high-level de anderhalve meter strategie en protocollen uit te stippelen. De virtuele sessie kan hier worden aangevraagd.

Dit verhaal is geschreven door Thuiswerkcoach Mark Meerbeek bij Ditox.

Gegevens

Geschreven door Richard Bordes

Gepubliceerd: 06 april 2020

Hits: 413

Inmiddels zijn we alweer een week aan de slag in deze voor ons nieuwe, onzekere en onwerkelijke situatie waarbij thuiswerken de nieuwe standaard is. Juist nu is het extra belangrijk alert te zijn op het welzijn van je medewerkers en verbondenheid met je team te behouden. Maar hoe doe je dat op afstand? We delen graag onze ervaringen! 

1. Vertrouwen en ruimte 
Geef medewerkers vertrouwen en ruimte om hun werk zelf te organiseren. Veel mensen hebben met een complexe situatie te maken, werk en privé loopt door elkaar doordat kinderen/partners ook thuis (aan het werk) zijn. Als het goed is, hebben de meesten hun plekje inmiddels gevonden. Nog steeds goed om in gesprek te blijven met elkaar en te vragen hoe mensen het hebben georganiseerd, of ze nog advies/ondersteuning daarbij nodig hebben. Zo kan het zijn dat medewerkers andere werktijden werken, omdat ze dat hebben afgestemd met hun partner zodat de taken verdeeld kunnen worden. Zo hebben wij collega’s die hun werk zo plannen dat ze overdag een deel van hun tijd met de kinderen bezig kunnen zijn. En dan valt het nog niet mee om alles voor elkaar te krijgen. Ik denk dat we echt moeten accepteren met elkaar dat ‘gewoon doorgaan in werk’ er gewoon even niet inzit. En dat er echt ook ruimte moet zijn om het ook echt voor elkaar te krijgen en vol te houden, dus dat we een stukje gas terug moeten nemen. Zeker als het allemaal wat langer gaat duren. 

2. Creëer een sociaal vangnet 
Zorg voor verbinding in het team. Een sociaal vangnet, een virtueel koffie moment, of een borrel op afstand kan helpen. We hebben deze week allebei al een keer gedaan voor de mensen die hier behoefte aan hadden: en dat levert ook echt weer andere gesprekken op en leuke beelden op, zo was 1 van de collega’s ondertussen aan het koken.  
Wij merken dat veel leidinggevenden vooral met inhoud van het werk bezig zijn, en minder met de menselijke kant. Ook vanwege de privacy regels vragen leidinggevenden vaak niet door hoe het nu echt met iemand gaat en wat iemand nodig heeft. Belangrijk dat dat juist nu wel gebeurt. Het is niet voldoende om aan te geven dat mensen wel kunnen bellen/mailen/appen als er iets is. Je zult echt als leidinggevende (of in team) pro-actief hier mee aan de slag moeten. Zorg vooral dat je de mensen daadwerkelijk ziet en weet wat er speelt en hoe iedereen deze situatie beleeft.  

3. Maak samen heldere samenwerkafspraken 
Maak met elkaar afspraken over hoe je samenwerkt, welke middelen je daarvoor gebruikt, en waarvoor wat bedoeld is  (whatsapp alleen bij urgentie, geen bestanden mailen via outlook, maar alleen linkjes delen naar bestanden in bijv. Teams of SharePoint, etc. ). Wat helpt is het samen met je team maken van een communicatie/samenwerkmatrix en je met z’n allen aan committeren. Wij als work21 werken met zo’n matrix en het helpt ons juist nu om effectief te blijven samenwerken. We kunnen er voor jou één op maat maken.

4. Plan een online dagstart 
Gebruik deze dagstart om met elkaar de belangrijkste punten voor de dag door te nemen en ervaringen te delen. Dus starten met een Check-In, waarin ook geleerde lessen/successen van de vorige dag worden gedeeld, dan de planning en tot slot vragen hoe het met eenieder gaat. We doen dat met ons team elke dag om 9.00 uur. Als het om een groot team gaat, kun je eventueel opdelen in kleinere teams. We gebruiken hiervoor de online meeting tools van MS Teams, waardoor je elkaar ziet en ook kunt zien hoe iedereen erbij zit. Als iemand niet helemaal lekker in zijn vel zit, zie je dat vaak wel, en kun je daarna ook nog even bellen.  Juist nu is het belangrijk aandacht voor het persoonlijke te hebben. Houd ook rekening met medewerkers die alleen wonen en echt binnenblijven. Zij kunnen zich eenzaam gaan voelen. Goed om dat in kaart te brengen en te kijken wat je daarmee kunt doen. Denk aan een buddy-systeem opzetten om elkaar even te bellen.  Wij laten na onze dagstart de online Teams-vergadering aan staan voor degenen die dat prettig vinden, zodat de collega’s die op dat moment geen afspraken hebben, toch het gevoel hebben verbonden te zijn met elkaar. Het werkt daardoor als een online kantoor of huiskamer. Microfoons gaan op ‘mute’ en geluid blijft aan, zodat je elkaar wel even een vraag kunt stellen.  

5. Goed opdrachtgever, en opdrachtnemerschap is juist nu belangrijk 
Maak goede afspraken aan de voorkant, zodat duidelijk is wat je van elkaar verwacht. Juist nu op afstand goede opdrachten geven en aannemen is van groot belang en voorkomt veel frustratie. Dit betekent vooraf helder hebben wat de vraag is, wat je graag wilt bereiken en de criteria zijn voor de mogelijke oplossingen. Zodat de ander ook precies weet wat er wordt verwacht. Dat kan echt alleen als je eerste stappen samen doorspreekt en de dialoog voert over de criteria. Dit voorkomt dat mensen enthousiast aan de slag gaan en dan met iets terugkomen wat niet helemaal de bedoeling was. Dat motiveert niet. Door aan de voorkant tijd te investeren voorkom je een heleboel gedoe.  

 6. Organiseer bereikbaarheid en beschikbaarheid  
Gebruik digitale middelen zoals afgesproken. Zorg dat alle agenda’s open staan, dat iedereen optimaal bereikbaar en beschikbaar is en dat alle benodigde informatie/bestanden voor iedereen toegankelijk is. Werk dus zo open en transparant mogelijk. Maak ook echt afspraken hoe je samenwerkt en spreek elkaar daarop aan als dat nodig is. Zo hebben we al een tijdje de afspraak dat als je dat niet doet je een euro in de #europot stopt. Met als doel daar iets leuks mee te doen met elkaar.  

7. Werk vitaal  
De hele dag achter een beeldscherm werken zijn de meeste mensen ook niet gewend. Vaak is er nog een vergadering tussendoor, maar nu is echt alles online. Ik merk zelf ook dat ik aan het eind van de dag echt veel meer vermoeid ben dan normaal. Een hele dag naar het scherm turen aan de keukentafel is niet goed. Je kunt niet iedereen van alle faciliteiten thuis voorzien en niet iedereen heeft een mooie eigen werkplek in huis met een goede bureaustoel. Adviseer mensen voldoende af te wisselen door een wandeling te maken, even in de tuin te werken, iets met de kinderen te doen, een online sport/yoga les te volgen, in de tuin te werken of samen te koken. Deel tips en ervaringen met elkaar. 

8. Stel je kwetsbaar op 
Stel je als leidinggevende kwetsbaar op. Laat zien dat het voor jou ook een nieuwe situatie is. Straal vertrouwen uit dat het goed komt, en dat je met elkaar de schouders eronder moet zetten nu. Als je laat merken dat het voor jou ook lastig is, zullen mensen mee willen denken en helpen en vergroot je gezamenlijke verantwoordelijkheid. Dat zorgt er ook voor dat niet iedereen met alle vragen alsmaar naar jou toekomt. Geef het goede voorbeeld: doe ook wat je anderen adviseert zelf en laat dat zien, deel je successen en valkuilen.  

Vragen of hulp nodig naar aanleiding van deze blog? Kijk op onze website SOS thuiswerken of neem gerust contact op met Gonny Vink.

Gegevens

Geschreven door Richard Bordes

Gepubliceerd: 15 april 2020

Hits: 72

Afgelopen zondag was Terry Aurik, CEO van Voiceworks, te zien bij Next Level op RTLZ. Het thema van de uitzending was het coronaberaad en de ‘shift’ in het bedrijfsleven. “Van winkel naar online en van kantoor naar thuiswerken”. Welke impact heeft dit op kort en lang termijn allemaal in gaat gebeuren. Klik hier voor om het hele fragment te bekijken.

Gegevens

Geschreven door Richard Bordes

Gepubliceerd: 27 maart 2020

Hits: 541

We’re in unprecedented times around the world, seeing unforeseen shifts in society that are impacting us all. For many, the sudden shift into working from home has been disruptive to both our work and personal lives. 

With a longstanding belief in the benefits of working from anywhere, we’ve put together this guide to help managers, employees and companies who are new to remote working to adapt and succeed in this environment.

Click her for tips for companies, managers and employees!