bug 1962836 1280

Het zal niemand ontgaan zijn: sneeuw zorgt vandaag voor ongelukken op de weg.   Ondanks waarschuwingen vooraf en afgekondigde code geel kozen veel automobilisten er toch voor de weg op te gaan. De blikschade loopt in de miljoenen euro’s om dan nog maar te zwijgen over de kosten werkgevers doordat hun personeel (veel) te laat op werk arriveerde.

Dit probleem is niet alleen actueel bij sneeuwval. In 2018 sneuvelde het ene na het andere filerecord. Zo stond er op 31 oktober 2018 aan het eind van de middag meer dan 1.000 kilometer file in Nederland. Het eerdere record van 22 mei – 955 kilometer – was verbroken. De files, die tijdens de crisis sterk verminderden in aantal, zijn weer helemaal terug. Volgens de ANWB nam de filezwaarte op de Nederlandse wegen in de eerste helft van 2018 met circa 20 procent toe ten opzichte van dezelfde periode in 2017. Dat ondanks miljardeninvesteringen van de overheid in wegverbredingen en nieuwe wegen en initiatieven als spitsmijden.

Volwaardige werkomgeving

Bij iedere melding van regenachtig weer of harde wind weet de regelmatige autoforens direct hoe laat het is: het zal veel extra reistijd kosten om op het werk te komen. Dat terwijl veel medewerkers hun taken ook prima thuis kunnen uitvoeren. Dat geldt niet alleen voor individuele taken, maar ook voor vergaderen, overleggen of brainstormen. Voorwaarde is dat werkgevers en hun werknemers goed nadenken over hoe ze van de thuiswerkplek een volwaardige werkomgeving willen maken.

Basiselementen van thuiswerkplek

Een laptop en mobiele telefoon zijn weliswaar een begin, maar ook niet meer dan dat. Wat zijn de elementen van een goede thuiswerkplek? Wat ons betreft de volgende:

  • Een ruimte met goed licht, een goed bureau en een ergonomische bureaustoel
  • Een professionele headset die zorgt voor kwalitatief hoogwaardige audio en die geconcentreerd luisteren en werken mogelijk makt doorat hij goed afsluit. Wie thuis of in een drukke kantooromgeving werkt wil niet gestoord worden door spelende kinderen of luidruchtige collega´s. 
  • Een slim telefoniesysteem waardoor medewerkers altijd op één nummer bereikbaar zijn, via hun smartphone of een vaste telefoon. 
  • Moderne samenwerkingsplatforms als Microsoft Skype of Teams, Zoom of Bluejeans die overal en altijd te benaderen zijn via een brede variëteit van devices. 

Begin met een selectie van de juiste elementen voor je organisatie. Richt vervolgens de thuiswerkplek in en test alle onderdelen grondig. Voer zo nodig aanpassingen door als uit de test blijkt dat sommige elementen niet het gewenste resultaat opleveren. Belangrijkste criterium bij het inrichten en testen van een thuiswerkplek is gebruiksgemak. Vermijd dus complexiteit en zorg ervoor dat alles intuïtief werkt en op elkaar is afgestemd. Dan kan de medewerker precies dezelfde productiviteit als op kantoor leveren en bij de eerste de beste code rood ervoor kiezen de spits te mijden. Dat gaat zelfs zover dat je – net als op kantoor – in huddle-rooms kort bij elkaar kunt zitten om te overleggen of te brainstormen. Het is daarnaast ook mogelijk om te zorgen voor deze voorzieningen in satellietkantoren, dichterbij bij de plek waar medewerkers wonen. Zij moeten dan weliswaar nog reizen, maar dat zijn dan geen lange afstanden. Op deze manier blijft er de interactie met collega´s, wat de productiviteit bevordert, maar staan medewerkers niet onnodig in de file.

Met dit type voorzieningen is een organisatie beter voorbereid op code rood en is het risico op productiviteitsderving door sneeuw een stuk kleiner. Er zijn al tal van bedrijven die unified communications hebben geïnvesteerd. Zij ervaren vooral in situaties als code rood op de weg de voordelen ervan.

Dit verhaal is geschreven door Ole Hellfritzsch, Head of Marketing Benelux & Nordics bij Plantronics

Ole Hellfritzsch