Voor veel kenniswerkers is vanuit huis werken al lange tijd een bekend fenomeen, maar in de huidige situatie o.a. in Noord Brabant (ik kom zelf uit Tilburg) zien veel mensen zich nu voor het eerst voor de taak om veel van hun werk vanuit huis te gaan doen zonder dat dit voorheen onderdeel van hun werkroutine was. 

Daarom deel ik graag hier mijn learnings als het gaat over effectief gebruik maken van Video Conferencing

VirusVrij

“ Over”communiceren

Er worden veel beslissingen genomen in gesprekken of vergaderingen in de gang of bij de koffieautomaat, dus als u op afstand werkt, zorg er dan voor dat u goed communiceert. Wanneer een team op afstand werkt, komen deze informele verbindingsmogelijkheden minder vaak voor, dus het is gemakkelijk voor een team of een teamlid om niet meer “ in sync” te zijn bij een nieuwe beslissing, status van een taak of recente update. Vaak gebeurd dit onbewust.

Het is daarom het beste om iets voorzichtiger te zijn en te veel te communiceren met uw team - de meesten worden liever gecontacteerd via chatberichten, @vermeldingen en e-mails dan buiten de besluitvorming te worden gelaten. 

Als het volledige team op afstand werkt, raden we aan om voor uw team op één bepaald communicatiekanaal af te stemmen, zodat iedereen weet waar hij naar updates moet zoeken. Dat kan bv een WhatsApp groep zijn, een Slack Channel, een dagelijkse check in via SKYPE of ZOOM of Microsoft Teams. Er is een overvloed aan keuzes. Kies er gezamenlijk 1 en commit met het hele team aan deze. 

Dit kan bijvoorbeeld een constante, consistente cadans zijn om werk naar Slack of Teams te posten, regelmatig updates te geven via een gedeeld papieren document of zelfs een dagelijkse oproep van een team van 15 minuten om verbonden te blijven met al je teamleden via Skype of Zoom.

Voer regelmatig korte check-ins uit met belangrijke stakeholders :

Een cadans van regelmatige 1: 1 check-ins is cruciaal. Evalueer voortdurend de cadans van uw vergadering en pas zo nodig de frequentie aan. Te weinig is niet goed, maar te veel is voor veel mensen ook een frustratie. Soms zul je echter merken dat je vaker op afstand moet vergaderen dan persoonlijk om het werk in beweging te houden. Vaker , korter moeten kan dan helpen.

Twijfel? Schrijf het uit!

Elk project waaraan gewerkt wordt, moet goed gedocumenteerd zijn, zodat (ontwerp)beslissingen kunnen worden teruggevoerd. Als u dingen schriftelijk vastlegt, zorgt u ervoor dat iedereen (letterlijk!) Op dezelfde pagina zit wat betreft aanpak, rollen en verantwoordelijkheden, actie-items en belangrijke beslissingen.

Als Dropbox medewerker adviseer ik daar natuurlijk DROPBOX PAPER voor; en het kan natuurlijk ook met tools als Microsoft OneNote en Evernote. 

Respecteer lokale tijdzones

Denk goed na over het inplannen van vergaderingen en overweeg lokale tijdzones. Je kunt meerdere tijdzones in bv je Google of Outlook Agenda inschakelen om hierbij te helpen en gebruik eventuele interne ‘smoelen’- boeken om de kantoorlocaties te zien van degenen met wie je een virtuele ontmoeting hebt. Probeer ervoor te zorgen dat de vergadering niet gepland staat tijdens de lunch of buiten de normale kantooruren.

Wees een “all inclusive” communicator

Werk extra hard om ervoor te zorgen dat externe teamleden worden opgenomen in alle teamcommunicatie en controleer ook of u hun feedback opneemt. In teamvergaderingen is een best practice voor de leider van de vergadering om ervoor te zorgen dat de stem van iedereen wordt gehoord in een vergadering, vooral die op VC.

Zorg ervoor dat iedereen je kan zien en horen

Probeer waar mogelijk deel te nemen aan vergaderingen via video (in tegenstelling tot alleen audio) en zorg ervoor dat u duidelijk spreekt wanneer u via VC bent. Zoek een rustige omgeving en probeer te voorkomen dat u voor grote ramen zit andere felle lichtbronnen achter u heeft. 

Gebruik indien van toepassing een microfoon in grotere vergaderingen, zodat externe teamleden iedereen in de kamer kunnen horen en zorg ervoor dat iedereen die spreekt op de camera is, vooral in een grotere ruimte. Als er werk in een kleine groep is (bijvoorbeeld tijdens een workshop), ga dan naar aparte ruimtes zodat degenen die op afstand deelnemen, over de juiste audio / video kunnen beschikken.

Herhaal vragen van deelnemers voordat u ze beantwoordt

Het is een goede stij van communicatie en zorgt ervoor dat alle deelnemers de vraag kunnen horen. Soms komen vraag via chat of whats app binnen terwijl u in een tele conference zit. Niet iedereen heeft de vraag wellicht gezien. Het is dus een goede stijl van communiceren om de vraag te herhalen alvorens u deze inhoudelijk beantwoordt. 

Deel context en agenda's

Probeer vooraf gerelateerde documenten, video's en informatie over de vergadering te verzenden. Als er dingen zijn die bijzonder moeilijk op afstand te bekijken zijn (zoals video's, prototypes), is het geen kwaad om het van tevoren te verzenden! Dit is een goede vergaderhygiëne en vermijdt een stopmoment tijdens de vergadering om te delen wat een groep bekijkt. Natuurlijk is het altijd slim om een teamlid toe te wijzen om aantekeningen te maken zodat iedereen duidelijk is en degenen die de vergadering missen, dit later kunnen inhalen.

Zorg ervoor dat iedereen dezelfde benodigdheden heeft

Maak een plan voor het delen van je inhoud of het doen van activiteiten die niet op een computer staan (bijvoorbeeld workshopmaterialen of een agenda). Hiervoor gebruik je Dropbox Showcase, Dropbox Paper of deel je Google of Microsoft documenten via Dropbox. Ben je overvallen door het feit dat je vanuit huis moet werken, dan kun je gratis starten met Dropbox Basic account , of als Freelancer kies je voor de Plus of Professional versie.

Dit artikel is geschreven door Marcel van de Gender, verantwoordelijk voor Dropbox & HelloSign Partners succes in de Benelux

Marcel van de Gender