Wat is de impact van de COVID-19 crisis op onze manier van werken zal zijn is onvoorspelbaar. Zeker op de lange termijn is de invloed op waar en hoe we werken onduidelijk.  Ook zal nog moeten blijken of de in deze snelkookpan geïntroduceerde werkplekconcepten stand zullen houden in ‘het nieuwe normaal’ . Gaan we na het ontmantelen van de 1,5-meter economie weer gillend naar kantoor met een thuiswerktrauma of laten we ons deze andere manier van werken niet meer afnemen? Tijd voor wat verschillende perspectieven.  

  • Is het nieuwe normaal in werken ook voor altijd normaal?
  • Hoe houden we de goede dingen vast en wat willen we terug?
  • Welke redenen zijn er om weer naar kantoor te komen?
  • Wat worden de strategieën en protocollen van ‘t 1,5 meter werken?

Anderhalvemeter … normaal

Eerst zullen we met zijn allen een periode ondergaan waarin we anderhalve meter afstand van elkaar gaan houden op kantoor. Consultancybureau Collier International schat dat er ongeveer 2 miljoen werkplekken in Nederland zijn. Daarvan vervalt de helft vanwege de maatregel om anderhalve meter afstand te houden. En omdat twee collega’s vanwege hygiëne niet meer op dezelfde dag één bureau mogen delen, wordt dat percentage nog hoger. Dit zal voor iedere organisatie een enorme uitdaging worden. Zelfs als men uitgaat van die 50% bezettingsgraad van wat normaal was voor COVID-19, zal dit nog betekenen dat er geen gebruik gemaakt kan worden van veel vierkante meters kantoor.  Er moeten looproutes moeten worden ingevoerd en werkafspraken gemaakt omtrent wie wanneer zich hoe verplaatst naar welk deel van het kantoor. Toch ontkom je er als organisatie niet aan om na te denken over wat de uiteindelijke impact zal zijn van de 1,5 meter-afstand-economie op de manier van werken. Alles wordt – in ieder geval in deze periode- anders! 

 

Social distancing strategie

Om je als organisatie voor te bereiden op de norm van 1,5 meter afstand houden zijn er twee aspecten van belang:

  1. Wat wordt onze social distance strategie?
  2. Welke protocollen hanteren we bij deze gekozen strategie?
  1. Wat wordt onze social distance strategie?

Voor het houden van 1,5 meter afstand zijn er verschillende strategieën mogelijk. Om de juiste strategie te kunnen kiezen is misschien wel de belangrijkste vraag om te stellen: ‘Wat is het belangrijkste doel om weer naar kantoor komen? Wat missen de mensen het meest? Is dit het ontmoeten, overleg en/of communiceren? Of juist iets heel anders? Het uitvoeren van een social distance activiteitenanalyse kan hierbij helpen. Hierbij inventariseer je welke activiteiten medewerkers het meest uitvoeren (denk aan vergaderen, netwerken, informeel overleg, e-mail, bellen, documenten maken, etc) en bij welke daarvan fysieke aanwezigheid het meest als gemis wordt ervaren? Kies vervolgens de juiste strategie bij, faciliteer dit en laat de rest van de taken thuis uitvoeren. Hieronder beschrijven we er een paar:

  1. De flexibele werktijden strategie

Een flexibele werktijden strategie gaat uit van een opdeling van de dag naar tijdseenheden waarin van te voren bepaalde groepen naar kantoor komen. Zo kan men bijvoorbeeld uitgaan van 8:00 tot 12:00 en van 13:00 tot 17:00, met daar tussen een uur voor een grondige schoonmaak. Ook het wisselen van dagen behoort tot deze optie, waardoor bijvoorbeeld de ene afdeling op maandag en woensdag komt en de andere op dinsdag en donderdag of zelfs in het weekend. De overige dagen werkt men dan vanuit huis.

  1. De opdelingstrategie

Dit betreft een strategie die o.a. enkele financiële instellingen de afgelopen periode hebben toegepast. Alle teams werden opgedeeld in een team A en een team B, waarbij de ene week team A thuiswerkt, de week daarna team B. Ook werden sommige kantoren opgesplitst in twee delen, waarbij werknemers uit het ene deel mogen niet in het andere deel komen.

  1. De selectieve strategie

De selectieve strategie gaat uit van een selectie die er gemaakt wordt binnen de organisatie van wie wel en wie niet naar kantoor mag komen. Hierbij ontvangen specifieke groepen of personen de toegang tot het kantoor en blijft het overige deel vanuit huis werken. Deze keuze kan op basis van rol, mate van bedrijf kritische functie, benodigde middelen of verantwoordelijkheid gemaakt worden. Maar ook op basis van sociale redenen.

  1. De ‘we doen niks’ strategie 

Een andere strategie is om helemaal niks te doen en alles zo te laten zoals dit nu tijdens de sluiting van de kantoren reeds het geval is. Waarbij het grootste deel van de medewerkers vanuit huis blijft werken en het kantoor gesloten blijft tot de 1,5 meter maatregelen worden opgeheven. Onderzoek van de Rabobank geeft aan dat bijna negentig procent van de economische activiteit in Nederland met ten minste anderhalve meter afstand tot anderen kan plaatsvinden, waarvan 43 procentpunt geheel thuis. Vooral in de ICT, specialistische zakelijke dienstverlening en bij financiële instellingen kunnen werkenden grotendeels vanuit huis blijven werken. Daarmee staat deze strategie niet eens zo heel ver van de werkelijkheid af.

  1. De flexplek strategie

De flexplek strategie gaat uit van een toevoeging van extra flexplekken in de algemene ruimte (dus op locaties naast je eigen locatie(s) aan je bestaande werkplekken. Medewerkers krijgen hierdoor toegang tot een externe co-working locatie in de buurt, waar zij voor een bedrag van zeg 15,- per dagdeel gebruik kunnen maken van een werk- en vergaderplek. Dit alles onder dezelfde strikte voorwaarden van de 1,5 meter afstand. Deze strategie kan wel eens push krijgen vanuit de overheid als die interregionaal forensisch verkeer wil ontmoedigen of misschien zelfs verbieden.  

 

  1. Blended strategie

En dan zijn er ook nog de 'blended' strategie wat een mix van één of meer van de bovenstaande strategieën betreft of de 'geregiseerde olievlek' strategie, waar je eerst begint met een kleine groep medewerkers toe te laten en deze naarmate de tijd en ervaring vordert langzaam opschaalt naar een grotere groep. 

Het kiezen van de juiste werkplek-strategie en het opstellen van de passende protocollen zijn stappen die elke organisatie zal moeten nemen. Neem mensen mee in deze beslissingen en wees vooral in alles duidelijk! 

 

  1. Welke protocollen hanteren we bij deze gekozen strategie?

Door nu al protocollen te maken, kunnen bedrijven en instellingen zich voorbereiden op heropening. Hierbij onderscheiden we een drietal protocollen:

 

  1. Werkplek gerelateerde protocollen

Gezien de uiteenlopende diversiteit aan kantoren, design en werkplekconcepten die we in Nederland hebben zal dit per organisatie sterk gaan verschillen. Daarbij zullen organisaties die ooit een vorm van open kantoortuinen of activiteit gebaseerd werken hebben omarmd het iets gemakkelijker krijgen dan traditionele kantoren met eigen kamers en gangen. Kantoortuinen kunnen in veel gevallen gemakkelijker op basis van social distancing worden ingedeeld dan ‘losse kamers’ of ‘cellen’. Maar ook de facilitaire diensten zullen zich aan moeten passen. Niet alleen op het gebied van schoonmaak, maar ook qua catering, receptie, parkeren en beveiliging. Ook zal moeten worden nagedacht hoe om te gaan met externe bezoekers.

  1. Gedrags- of mens gerelateerde protocollen

Misschien nog wel belangrijker zijn de mentale of mens protocollen. Hierbij gaat het vooral om het sturen van het juiste gedrag en de werkafspraken/rituelen die hierbij met zijn allen worden gemaakt. Betrek medewerkers in een vroeg stadium bij de ontwikkeling van zowel nieuw gedrag als het ontwerp van het nieuw in te richten social distancing. Voer voldoende dialoog en gebruik interactieve middelen als virtuele meetings voor bottom-up input. Om de rituelen in de organisatie te laten landen zijn communicatie, content, voorbeeldgedrag, interventies & elkaar coachen belangrijke aspecten van de aanpak.

  1. IT gerelateerde protocollen

En ook op het gebied van IT dienen er nieuwe protocollen te worden gemaakt. Nu door COVID-19 het gebruik van video- en webconferentie tools is geëxplodeerd, is het tijd om hoor hier een volgende stap in de ontwikkeling te maken. Door de snelle introductie hebben niet alle medewerkers de juiste ondersteuning in het gebruik van technologie gehad. Medewerkers weten de meest basale functies te bedienen, maar kunnen nog niet de vertaalslag van vele andere mogelijkheden naar hun dagelijkse werk maken. Hier helpt een adoptie- en change management app om ze die vertaalslag te laten maken. IT en vooral ook trainers kunnen ondersteunen bij de het versterken van de samenwerking en het onderhouden van de menselijke relaties. 

Het oplossen van het 1,5 meter vraagstuk kan alleen slagen als men alle fysieke-, facilitaire-, digitale-, procedurele- als mensaspecten bij elkaar weet te brengen.

Plan nu een virtuele sessie

De eerste stap is het bepalen wat de impact van de 1,5 meter afstand economie op de manier van werken in de organisatie zal gaan zijn. Hiervoor geeft Ditox een virtuele sessie ontwikkeld, die daarbij kan helpen. In circa 1 uur verzorgen wij een privé meeting via Microsoft Teams. Hiermee wordt geïnventariseerd waar de organisatie staat, om vervolgens high-level de anderhalve meter strategie en protocollen uit te stippelen. De virtuele sessie kan hier worden aangevraagd.

Dit verhaal is geschreven door Thuiswerkcoach Mark Meerbeek bij Ditox.

Mark Meerbeek